Nationaal
2 min. leestijd
Personeelsvergoedingen: houd grip op de werkkostenregeling
Een cadeau, sportvoorziening of vergoeding kan verschillend worden behandeld. Maak vóór de uitgave duidelijk hoe deze in de loonadministratie terechtkomt.
Aangemaakt op
Kijk per vergoeding wat je aanbiedt
Voor werkgevers biedt de werkkostenregeling mogelijkheden om werknemers iets onbelast te vergoeden of te verstrekken. Niet iedere uitgave valt echter in dezelfde categorie. Er zijn onder meer gerichte vrijstellingen, nihilwaarderingen en vergoedingen die de vrije ruimte kunnen gebruiken.
Begin daarom met een lijst van wat je team daadwerkelijk ontvangt. Noteer per onderdeel het doel, de ontvanger, de locatie en de wijze van verstrekking. Die gegevens helpen de salarisadministratie om de juiste behandeling te bepalen en voorkomen dat verschillende voorzieningen op één hoop belanden.
Een sportvoorziening is niet altijd dezelfde uitgave
De Rijksoverheid noemt een fitnessruimte op de werkplek als voorbeeld bij nihilwaarderingen. Daaruit volgt niet dat elk extern sportabonnement dezelfde behandeling krijgt. Juist zulke verschillen maken het belangrijk om vooraf de concrete voorziening te beschrijven.
Kijk ook naar het geheel van bestaande vergoedingen. Een nieuw voordeel voor een medewerker staat niet los van wat de werkgever al verstrekt. Laat tijdig berekenen hoeveel vrije ruimte beschikbaar is en welke gevolgen een overschrijding kan hebben. Gebruik daarbij de regels van het betreffende kalenderjaar.
Maak uitvoering onderdeel van het beleid
Spreek intern af wie nieuwe vergoedingen mag toezeggen en wanneer de salarisadministratie wordt betrokken. Bewaar facturen en leg de fiscale verwerking vast. Een toezegging aan een medewerker is eenvoudiger goed uit te voeren wanneer die controle al vooraf heeft plaatsgevonden.
Plan gedurende het jaar een kort overzichtsmoment in plaats van alles in december te verzamelen. Neem dan ook incidentele cadeaus, teamactiviteiten en nieuwe voorzieningen mee. Zo kunnen personeelsbeleid, begroting en loonadministratie op elkaar aansluiten. De WKR wordt daarmee een beheersbaar onderdeel van werkgeverschap in plaats van een losse eindejaarsberekening.
Bronnen
- Jongbloed — Belastingvrij sporten DGAJongbloed Fiscaal Juristen
Dit artikel biedt algemene oriëntatie. Welke regels voor jou gelden, hangt af van je situatie en het betreffende belastingjaar.